ZARZĄDZENIE Nr 0050.127.2020
WÓJTA GMINY DRUŻBICE
z dnia 1 września 2020 r.
w sprawie: wprowadzenia instrukcji gospodarki majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Zespole Szkono-Przedszkolnym w Drużbicach
Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 351) oraz art. 53 ust. 1, art. 68 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych ( tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 869).
§1. Wprowadza się instrukcję gospodarki majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Zespole Szkolno – Przedszkolnym stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
§2. Wykonanie Zarządzenia powierza się dyrektorowi.
§3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
INSTRUKCJA
w sprawie gospodarki majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w jednostce obsługiwanej tj. Zespole Szkolno - Przedszkolnym w Drużbicach
Podstawy prawne
§1. Instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym opracowano na podstawie:
1. Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. ( tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 351).
2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 869).
3. Ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 865).
4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 września 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) ( Dz. U. z 2016 r. poz. 1864).
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2020 r. poz. 342).
Zasady ogólne
§2. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
1) jednostce - oznacza to placówkę – Zespół Szkolno - Przedszkolny w Drużbicach,
2) kierowniku - jednostki obsługującej – oznacza to Wójta Gminy,
3) kierowniku - jednostki obsługiwanej – oznacza dyrektora placówki,
4) księgowym - oznacza to głównego księgowego finansów szkół.
1. Majątek jednostki stanowią:
1) środki trwałe,
2) pozostałe środki trwałe,
3) wartości niematerialne i prawne,
4) materiały.
2. Wyceny środków trwałych dokonuje się wg zasad określonych w ustawie o rachunkowości, z tym że:
1) w przypadku zakupu – według ceny nabycia lub ceny zakupu,
2) środki trwałe otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu, wycenia się wg wartości określonej w decyzji,
3) w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej,
4) w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego – w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka,
5) w przypadku spadku lub darowizny – według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu.
3. Przez środki trwałe uważa się składniki majątku o wartości powyżej 3.500,00 zł do 10.000,00 zł, które wprowadza się do ewidencji środków trwałych na konto 011 i umarza jednorazowo w koszty, środki trwałe o wartości powyżej 10.000,00 zł, umarza się stopniowo wg stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych z uwzględnieniem zasad wynikających z ustawy o rachunkowości.
4. Bez względu na wartość na koncie środków trwałych ewidencjonuje się grunty, budowle i budynki.
5. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje z tytułu:
1) zakończonej inwestycji i przyjęcia jej do używania,
2) zakupu np. faktury, rachunku,
3) decyzji
4) protokołu przyjęcia – przekazania (PT),
5) ujawnienia nadwyżki, którą ewidencjonuje się pod datą jej zainwentaryzowania,
6) zarządzonej wyceny,
7) równowartości kosztów inwestycji związanych z ich ulepszeniem.
6. Zwiększenie stanu wartości środków trwałych następuje pod datą przyjęcia do używania z inwestycji tj. pod datą protokołu końcowego odbioru robót, datą zakupu, lub datą decyzji. Pracownicy merytoryczni obowiązani są do właściwego opisywania faktur tj. m. in. wskazanie jakiego obiektu inwestycyjnego dotyczy wydatek, wskazanie kosztorysu stanowiącego podstawę wydatku, umowy i innych dokumentów. Ujęcie w ewidencji środka trwałego następuje na podstawie dowodu OT. Jednostka obsługiwana sporządza dowód OT i przekazuje do księgowości.
Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.
Umorzenie środków trwałych naliczane jest w tabelach amortyzacyjnych środka trwałego, metodą ręczną. Rozpoczęcie amortyzacji następuje w miesiącu następnym po przyjęciu środka trwałego do używania, a jego zakończenie nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych
( umorzeniowych) z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru.
7. Grunty nie podlegają umorzeniu.
8. Ewidencja środków trwałych prowadzona jest metodą ręczną w księdze inwentarzowej w jednostce obsługiwanej, wg cen zakupu brutto z wyjątkiem dotyczących sprzedaży opodatkowanej. Książka inwentarzowa powinna być opatrzona pieczęcią jednostki i podpisem kierownika jednostki obsługiwanej.
9. Z chwilą wprowadzenia środków trwałych do księgi inwentarzowej nadawane są numery inwentarzowe. Środki trwałe powinny być trwale oznaczone w sposób następujący: np. 2-29-291 gdzie:
2 - grupa
29 - podgrupa
291 - rodzaj
Nadany numer inwentarzowy obowiązuje przez cały okres użytkowania środka trwałego i nie może być użyty powtórnie po jego wycofaniu z ewidencji.
10. Środki trwałe objęte KŚT podlegają oznakowaniu ( ocechowaniu) numerami inwentarzowymi, które umieszcza się w sposób trwały na ich widocznych elementach ( obudowach), chyba że umieszczenie oznakowania z przyczyn technicznych lub innych obiektywnych, nie jest możliwe. Obowiązek oznakowania spoczywa na osobach sprawujących pieczę nad środkami trwałymi.
Określenie klasyfikacji środka trwałego zgodnie z KŚT i GUS następuje w dowodzie księgowym dokumentującym przyjęcie do jednostki i należy do obowiązków pracowników księgowości.
11. Pozostałe środki trwałe w używaniu ( wyposażenie – przedmioty), wycenia się wg cen zakupu brutto tj. łączenie z podatkiem VAT o ile nie podlega odliczeniu. Ustala się dolną granicę wartości pozostałych środków trwałych podlegających ewidencji ilościowo- wartościowej na poziomie powyżej 300,00 zł.
12. Pozostałe środki trwałe to różnorodne aktywa o charakterystyce środków trwałych, które są jednorazowo umarzane w całej wartości z chwilą oddania ich do użytkowania.
13. Pozostałe środki trwałe ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej o wartości powyżej 300,00 zł do wartości 3.500,00 zł i ewidencjonuje na koncie syntetycznym 013 „ Pozostałe środki trwałe”. Pozostałym środkom trwałym ujmowanym w ewidencji ilościowo-wartościowej nadaje się numery wg schematu:
DZ.IIIK -10Mp.9 gdzie:
DZ.III - nazwa działu
K-10 - konto rodzajowe ( sprzętu, wyposażenia itp.)
M - rodzaj pracowni
p.9 - pozycja
14. Dyrektor w zależności od rodzaju przedmiotu może wydać decyzję o zaliczeniu przedmiotu do środków trwałych (011) lub środków trwałych o niskiej wartości (013).
15. Na dokumentach na podstawie, których dokonano zakupu pozostałych środków trwałych
( wyposażenia), należy zamieścić klauzulę o treści, wpisano do księgi inwentarzowej pod numerem …........., data …...................., podpis................... .
16. Dla pozostałych środków trwałych poniżej 300,00 zł prowadzona jest ewidencja ilościowa
( z wyjątkiem drobnych jak: dziurkacze, nożyczki, zszywacze, itp.).
17. Pozostałe środki trwałe, dla których prowadzona jest ewidencja ilościowa, powinny być trwale oznaczone w następujący sposób: Nr inwentarzowy np. ZSP/S/30 gdzie:
ZSP- skrót nazwy jednostki
S, 17, KUCH - miejsce użytkowania (np. nr sali, skrót pomieszczenia itp.)
30 - pozycja
18. Wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone na potrzeby jednostki, które ewidencjonuje się na koncie syntetycznym 020 „Wartości niematerialne i prawne”.
19. Przy umorzeniu oprogramowania (powyżej 10.000,00 zł ) stosuje się stawki określone w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych z uwzględnieniem zasad wynikających z ustawy o rachunkowości ( kontrolę prowadzi jednostka obsługiwana w sposób umożliwiający ustalenie miejsc ich użytkowania oraz osób za nie odpowiedzialnych). Wartości niematerialne i prawne od 3.500,00 do 10.000,00 zł umarza się jednorazowo. Wartości niematerialne i prawne o wartości od 300,00 zł do 3.500,00 wprowadza się do ewidencji bilansowej wartości niematerialnych i prawnych o niskiej wartości ( kontrolę i ewidencję prowadzi jednostka obsługiwana). Oznacza się w następujący sposób: DZ.IIIK-10/M p. 100 gdzie:
DZ.III - nazwa działu
K-10 - konto rodzajowe
M - rodzaj pracowni
p.100 - pozycja
20. Wartości niematerialne i prawne wartości nieprzekraczającej 300,00 zł odpisuje się w koszty pod datą przekazania do użytkowania i wpisuje do rejestru ilościowego. Umowy licencyjne (i inne wartości) o okresie ważności nieprzekraczającym 12 miesięcy nie rozlicza jak wartości niematerialne i prawne. Nakłady na jej nabycie ujmuje się w ciężar kosztów bieżącego okresu i księguje na koncie 402 „Usługi obce”. Oznacza się w następujący sposób: np. ZSP/S/15 gdzie:
ZSP- skrót nazwy jednostki
S- miejsce użytkowania (np. nr sali itp.)
15 - pozycja
21. Raz na rok informatyk powinien dokonać przeglądu oprogramowania i licencji będących w użytkowaniu.
22. Jeżeli oprogramowanie jest nieprzydatne, zdezaktualizowane, itp. informatyk przedstawia spostrzeżenia Dyrektorowi w celu podjęcia decyzji o dalszym użytkowaniu oprogramowania.
23. Nabyte książki podlegają ewidencji w księdze inwentarzowej w programie „SOWA”
Książkom nadawane są numery inwentarzowe.
24. Zakup materiałów biurowych ( w tym papier, tonery) dokonywany powinien być na bieżąco, wg potrzeb. Materiały biurowe i papier zakupione przez Zespół rozdysponowane są bezpośrednio po zakupie.
25. Zakupione materiały, środki czystości, przekazane są bezpośrednio na stanowiska pracy i podlegają spisaniu w koszty – dowodem przyjęcia jest potwierdzenie ich odbioru własnoręcznym podpisem.
26. Zakupione do użytku służbowego książki i inne publikacje papierowe podlegają bezpośredniemu odpisaniu ich wartości w koszty.
27. Pomoce dydaktyczne bez względu na wartość ewidencjonuje się na koncie 013.
28. Ewidencja artykułów spożywczych jest prowadzona w postaci ewidencji ilościowo - wartościowej w programie „Spiżarnia”.
29. Ewidencja opału jest prowadzona w postaci ewidencji ilościowo – wartościowej, którą prowadzi pracownik szkoły (konserwator) na kartotekach w formie papierowej.
30. Ewidencję syntetyczną materiałów prowadzi Referat Finansów i Planowania Budżetowego.
31. Dane ewidencji ilościowo-wartościowej należy uzgodnić z danymi ewidencji syntetycznej pod względem wartościowym okresowo na koniec każdego miesiąca oraz na dzień 31 grudnia roku obrotowego odpowiednio do 15 stycznia następnego roku lub na dzień inwentaryzacji.
32. Wszystkie obowiązujące w gospodarce magazynowej dokumenty należy sporządzić i prowadzić w sposób staranny.
Dokumentacja obrotu środkami trwałymi
§3. 1. Dokumentacja obrotu środkami trwałymi winna zawierać co najmniej następujące dane:
1) rodzaj operacji ( np. przyjęcie do użytkowania, przemieszczenie do innej jednostki organizacyjnej, likwidacja itp.),
2) datę operacji,
3) wartość początkową środka trwałego,
4) rok budowy ( wytworzenia, zakupu),
5) symbol klasyfikacyjny środka trwałego,
6) właściwą stawkę amortyzacyjną – umorzeniową.
2. Ewidencja szczegółowa środków trwałych obejmuje:
1) karty środków trwałych,
2) tabele amortyzacyjne.
3. Karty środków trwałych prowadzi się dla poszczególnych środków trwałych z podziałem na grupy rodzajowe. Powinny one zawierać nazwę środka trwałego oraz dane dotyczące zmian wartości początkowej. W kartach powinna być wpisana data wprowadzenia na stan środków trwałych.
4. Ewidencja „Pozostałych środków trwałych” obejmuje:
1) księgi inwentarzowe w ujęciu ilościowo – wartościowym,
2) księgi, zeszyty w ujęciu ilościowym.
Odpowiedzialność za składniki mienia
§4. 1. Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku jednostki ponosi pracownik jednostki obsługiwanej, na którym, również ciąży obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem.
2. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, których pieczy składniki te powierzono w związku z zajmowanym stanowiskiem.
3. Odpowiedzialność za majątek jednostki używany przez jednostkę ponosi kierownik jednostki obsługiwanej.
4. Pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo-wartościową, stanowiące wyposażenie pomieszczeń placówki, winny być oznaczone numerem inwentarzowym umieszczonym na w/w przedmiotach.
5. Wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia szkolnego lub innego mogą nastąpić za wiedzą kierownika jednostki obsługiwanej lub wyznaczonego pracownika i pracowników odpowiedzialnych za jego eksploatację i ochronę. W przypadku zmian w środkach trwałych lub pozostałych środków trwałych w używaniu, podlegających ewidencji ilościowo-wartościowej zmiany winny być zgłoszone do Referatu Finansów i Planowania Budżetowego prowadzącego obsługę finansowo-księgową na obowiązkowych drukach.
6. Pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki obsługiwanej zobowiązany jest zorganizować taką formę nadzoru, która skutecznie posłuży należytej ochronie składników majątkowych przed zniszczeniem lub kradzieżą.
7. W przypadku stwierdzenia nieodpowiednich warunków zabezpieczenia składników majątkowych, osoby wymienione w ust. 1 występują do kierownika jednostki obsługiwanej o spowodowanie wykonania koniecznych prac w celu usunięcia zagrożenia.
8. W przypadku stwierdzenia braku właściwych warunków dla zabezpieczenia składników majątkowych, powierzonych pracownikowi do indywidualnego użytku, zainteresowany pracownik obowiązany jest zgłosić ten fakt kierownikowi jednostki obsługiwanej.
9. Obowiązek należytej troski o ochronę składników mienia, przeznaczonego do użytku indywidualnego przed utratą lub zniszczeniem, spoczywa na pracowniku, któremu sprzęt taki powierzono.
10. Odpowiedzialność za należyte i terminowe wystawienie obowiązujących dokumentów, dotyczących zmian w stanie posiadania, ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki obsługiwanej.
11. Dokonywanie przeniesień majątkowych składników wyposażenia między pomieszczeniami z pominięciem wymaganej procedury formalnej jest niedopuszczalne. Skutki prawne związane z utratą lub zniszczeniem w wyniku przesunięć obciążają pracowników, którzy przeniesień takich dokonali. Wyznaczony pracownik przez kierownika jednostki obsługiwanej ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru.
12. W przypadku stwierdzenia utraty lub zniszczenia składnika majątkowego, będącego na wyposażeniu jednostki lub powierzonego pracownikowi do użytku indywidualnego, pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki obsługiwanej zobowiązany jest ustalić okoliczności tego faktu, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające celem ustalenia przyczyny lub osoby winnej utraty lub zniszczenia mienia i przedstawić Dyrektorowi wnioski w przedmiocie wyegzekwowania odpowiedzialności materialnej w myśl przepisów Kodeksu Pracy.
13. Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia jednostki, powstałego wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków.
14. Odpowiedzialność pracownika z tego tytułu wiążę się z obowiązkiem wyrównania powstałej szkody, przy czym regres zakłada ograniczenia się do trzykrotnych poborów – zgodnie z Kodeksem Pracy.
15. Pracownik zobowiązany jest pokryć szkodę w pełnej wysokości, jeżeli przekracza ona wartości trzykrotnych poborów w sytuacji, gdy pracownik:
1) dopuścił się zagarnięcia mienia albo w inny sposób umyślnie wyrządził szkodę zakładkowi,
2) nie dopełnił obowiązku zwrot albo rozliczenia się z powierzonych mu narzędzi lub innego wyposażenia, a także odzieży ochronnej i roboczej itp.,
3) spowodował szkodę w mieniu innym niż wymienione w podpunktach a) i b), jeżeli było ono mu powierzone z obowiązkiem zwrotu.